Hoe beantwoordt u aanvragen uit China zonder Chinees te spreken?

Uw Chinese pagina begint haar werk te doen en er komt een bericht binnen dat u niet kunt lezen. Het risico is niet dat u een woord mist. Het risico is dat u iets toezegt wat u niet kunt controleren.

Deze gids gaat over wie antwoordt, via welk kanaal en wat u doet voordat u op verzenden drukt. Hij hoort bij onze gids over Chinese klanten vinden.

Lukt dit echt zonder Chinees?

Ja voor eenvoudig contact, nee voor alles wat u bindt. De grens ligt bij wat een fout kost, niet bij hoe moeilijk de zin is.

Deze tabel is ons eigen oordeel. Wij vonden geen studie die deze niveaus vastlegt.

Bericht	Wie het afhandelt	Controle vóór verzending
Ontvangstbevestiging	U, met een nagekeken sjabloon	Eenmalig, bij het schrijven van het sjabloon
Productfeiten die al op uw site staan	U, met een vertaaltool	Namen en cijfers
Offerte, levertijd, garantie	U, daarna een moedertaalspreker	Elke regel
Klacht of terugbetaling	Iemand die Chinees spreekt	Elke regel, ook de toon
Contract	Gekwalificeerde vertaler en jurist	Elke regel

De tool kan al deze teksten opstellen. Het verschil zit in wie het resultaat leest voordat het de deur uitgaat. Onze gids over machinevertaling zet op een rij wat bekend is over foutpercentages.

Wie beantwoordt uw Chinese aanvragen?

Begin met één verantwoordelijke en een moedertaalspreker op afroep. Eén persoon houdt elk gesprek bij, ook als anderen het Chinees opstellen.

Optie	Past wanneer	Zwakke plek
U, een tool en nagekeken sjablonen	Weinig aanvragen, eenvoudig aanbod	Niemand vangt een verkeerde nuance op
Freelance revisor op afroep	Af en toe een offerte of lastig antwoord	Niet direct beschikbaar, en vraagt privacyafspraken
Tweetalige medewerker	Vaste stroom uit China	Kosten, en vervanging bij afwezigheid
Supportleverancier	Volume, of ruimere openingstijden	Lastige vragen komen toch bij u terug

Een leverancier neemt uw rol niet weg. De pagina van AppInChina, voor het laatst bijgewerkt in 2019, zegt dat zijn medewerkers vragen op het eerste niveau behandelen en de rest doorgeven aan het team van de klant.⁴

Ook de openingstijden verschillen. Nanjing Marketing Group noemt menselijke support van 9:00 tot 17:00, maandag tot en met vrijdag, met AI-dekking de klok rond.⁵ AppInChina noemt zijn eigen tijden niet. Volgens zijn pagina heeft u 24 uur per dag support nodig, met pieken overdag en ‘s avonds Pekingse tijd.⁴

Wij vonden geen openbare prijs die we vertrouwen, en geen betrouwbaar volume waarboven aannemen beter is dan uitbesteden. Vraag schriftelijke offertes op basis van uw echte aantal berichten.

Via welke kanalen antwoordt u?

Antwoord waar de koper als eerste schreef, zolang dat kanaal in China werkt. Zorg er daarna voor dat het gesprek niet aan de telefoon van één medewerker hangt.

WeChat is de standaardaanbeveling in gidsen van leveranciers. CNNIC telde eind 2025 in China 1,094 miljard gebruikers van instant messaging, een cijfer voor alle berichtenapps samen, niet voor WeChat alleen.¹

Ook de RVO schrijft dat visitekaartjes steeds minder worden gebruikt en dat zakenrelaties elkaar vaak direct via WeChat toevoegen.³² Dat gaat over kennismaken, niet over een aanvraag via uw website.

Bij e-mail ligt het minder eenduidig. Een artikel uit 2018 van een zakennetwerk, geplaatst door Crayfish.io, beschrijft e-mail in China vooral als middel voor eerste contact en documenten.³ Nanjing Marketing Group zegt dat e-mail en telefoon alleen tellen voor zeer grote merken of niches.²

Geen van beide geeft cijfers, en geen van beide gaat over uw sector. Mailt een koper u, dan is e-mail het juiste kanaal.

Kanaal	Wat er bekend is	Hoe u het gebruikt
Websiteformulier	reCAPTCHA werkt in China niet betrouwbaar, zegt een leverancier, en formulieren worden misschien niet verzonden 28	Test eerst uw formulier en captcha
E-mail	Het helpcentrum van QQ noemt 550-meldingen over verzendlimieten, volgens Suped 8	Bewaar bouncemeldingen en bevestig belangrijke mail via een ander kanaal
Persoonlijk WeChat	Daarmee klanten werven “breaks the rules on paper”, zegt een bureau: op papier mag het niet 9	Contact met bekende klanten, niet voor acquisitie
WeCom	Eén bureau zegt dat buitenlandse documenten worden geaccepteerd 9	Vraag het eerst na bij Tencent
Service Account	Gidsen uit 2026 zeggen dat sommige buitenlandse entiteiten er een kunnen openen 1112, een gids uit 2024 eist een Chinese licentie of WFOE 31	Vraag land en procedure na bij WeChat
WhatsApp	http://web.whatsapp.com was geblokkeerd in de enige test van GreatFire 6	Maak het niet uw enige contactmogelijkheid

Wat is de antwoordregel voor een Service Account?

De ontwikkelaarsdocumentatie van WeChat stelt een termijn. Nadat een gebruiker een bericht stuurt, kan de klantenservice-interface 5 berichten versturen binnen 48 uur.¹³

Bepaalde menuklikken, een nieuwe volger of een gescande QR-code geven slechts recht op 3 berichten, en dat recht geldt 1 minuut.¹³ De documentatie zegt dat die lijst kan veranderen. Een volger die u nooit schrijft, kunt u via deze interface dus niet benaderen.

De documentatie gaat over deze ontwikkelaarsinterface. Wij vonden de regel niet voor antwoorden die u met de hand typt in de beheeromgeving, dus test dat op uw eigen account.

Onze gids over WeChat voor buitenlandse bedrijven behandelt het openen van een account.

En Gmail?

GreatFire toont http://mail.google.com als geblokkeerd in alle 3 de recente tests.⁷ Dat gaat over het webadres en zegt niets direct over mail die tussen servers wordt verstuurd.

Wij vonden geen actuele test van de bezorging van Gmail bij Chinese mailboxen, dus vraag bij alles wat belangrijk is om een bevestiging via een tweede kanaal.

Hoe antwoordt u veilig met een vertaaltool?

Schrijf eenvoudig Engels, vertaal het en controleer elk feit dat de vertaling overleeft. De meeste bescherming zit in wat u vóór en na de tool doet.

1. Vertaal de aanvraag. Vraag u af wat de afzender wil en noteer wat onduidelijk is.
2. Schrijf kort Engels. Eén gedachte per zin, zonder uitdrukkingen of grapjes.
3. Gebruik uw woordenlijst. Houd één goedgekeurde Chinese naam aan voor uw bedrijf en voor elk product.
4. Vraag om formeel zakelijk Chinees. Zeg wie de lezer is en welk schrift u nodig heeft.
5. Controleer de cijfers. Vergelijk elke prijs, datum, hoeveelheid en eenheid met uw Engels.
6. Zet uw Engels eronder. Een collega van de koper leest het misschien mee, en uw team kan het controleren.
7. Stuur het door. Alles uit de onderste drie rijen van de eerste tabel gaat naar de persoon die daar staat.
8. Bewaar beide versies. Houd het Chinees en het Engels samen in het gesprek.

Waarom Engels en niet Nederlands? Dat is ons eigen oordeel: een collega van de koper kan Engels vermoedelijk eerder lezen. Uw eigen notitie in het Nederlands blijft gewoon in het dossier.

Laat u dat sjabloon één keer nakijken, dan kunt u het zonder nieuwe controle hergebruiken.

1. 1Bericht ontvangen
2. 2Ontvangstbevestiging
3. 3Kwalificatie
4. 4Vertaald concept
5. 5Controle van de cijfers
6. 6Moedertaalspreker als het bindend is
7. 7Verzenden
8. 8Beide versies archiveren

Waarom u het resultaat zelf niet kunt beoordelen

Een vlotte vertaling kan toch fout zijn, en dat merkt u zelf niet. Zelfs moedertaalsprekers zien problemen in chatvertalingen niet altijd.

Li en collega’s lieten mensen machinaal vertaalde chats in hun eigen taal zien, met een aantal opzettelijk verminkte berichten. Van de 325 Chinese deelnemers die eerst de ronde zonder waarschuwing deden, zeiden er 228, ofwel 70,2%, dat ze de fouten zonder hints opmerkten.¹⁴

Ongeveer 3 op de 10 zeiden dat dus niet, terwijl die fouten met opzet ernstig waren. De antwoorden zijn zelfgerapporteerd, het artikel maakt niet duidelijk of de waarschuwingen op dat moment al gezien waren, en het ging om een gesimuleerde chat, niet om zakelijk contact. Toch lezen wij hierin dat een koper een slechte zin niet altijd zal melden.

Een koper handelt er misschien gewoon naar.

De cijfercontrole

Chinees groepeert grote getallen per vier, niet per drie. Daardoor glippen fouten in grote bedragen gemakkelijk door een snelle controle.

Chinees	Waarde 20	Voluit
1万	Tienduizend	10.000
2.5万	Vijfentwintigduizend	25.000
100万	Eén miljoen	1.000.000
1亿	Honderd miljoen	100.000.000
1.2亿	Honderdtwintig miljoen	120.000.000

Let ook op de punt. In 2.5万 is die een decimaalteken, terwijl u in het Nederlands duizendtallen met een punt scheidt en decimalen met een komma schrijft.

De vertaling van WeChat zelf gebruiken

WeChat kan ontvangen berichten vertalen. Houd een bericht ingedrukt en tik op Translate, dan gebruikt de app de taal die u heeft ingesteld.¹⁶

Versie 8.0.56 en later kan binnenkomende berichten ook automatisch vertalen.¹⁵

Verzenden is minder duidelijk, en de bronnen spreken elkaar tegen. Een reactie van een medewerker uit 2019 onder de gids van WebNots zei dat u tekst niet kon vertalen vóór verzending.¹⁶ Remio zegt dat de mobiele app al typen en vertalen had, en dat desktopversie 4.1.10 het op 28 mei kreeg.¹⁷

Berichten van 25 mei en 13 augustus 2026 noemen die desktopversie allebei een bèta.²⁹³⁰

Controleer uw eigen versie. Wij vonden geen gepubliceerd nauwkeurigheidscijfer voor de chatvertaling van WeChat, en Remio vond er ook geen.¹⁷

Zit uw revisor op het Chinese vasteland, houd dan ook rekening met diens tools. GreatFire registreerde problemen met http://translate.google.com in 2 van de 2 tests, en met http://www.deepl.com in 3 van de 5.¹⁸¹⁹

Hoe snel moet u antwoorden?

Wij vonden nergens een gepubliceerde, gemeten norm. Sneller is beter, maar een termijn die u noemt en haalt, is meer waard dan een belofte die u breekt.

De beweringen zijn stellig, de cijfers mager. Nanjing Marketing Group zegt dat online shoppers binnen “seconds” antwoord willen, zonder gegevens erbij.²

Een enquête onder 7.078 mensen in zeven landen, uitgevoerd door CANDID voor CM.com, is steviger. Die plaatst China bij de markten die snelle service het meest waarderen, en zegt dat Chinese consumenten voor snelheid kiezen boven empathie als ze moeten kiezen.²¹

De enquête komt van een leverancier, het artikel dateert uit 2023, en het noemt geen reactietijd voor China.

Dit zijn de praktische grenzen waarmee u kunt plannen.

• Tijdzone: Het Chinese vasteland gebruikt het hele jaar UTC+8, zonder zomertijd.²²
• Hun ochtend: In de winter is 9:00 in Peking 2:00 in Amsterdam en Brussel, en 20:00 de avond ervoor in New York.
• Automatisch antwoord: Stuur een nagekeken ontvangstbevestiging met uw werktijden en het moment van uw volgende antwoord.
• Contactpagina: Vermeld uw reactietijd in het Chinees, zodat de koper weet hoe lang het wachten is.

WeChat heeft ook een AI-optie. CNNIC meldt een slimme antwoordfunctie voor Official Accounts, vanaf september 2025, die de inhoud van een account leert en privéberichten beantwoordt.¹

Wij weten niet of buitenlandse accounts die kunnen gebruiken.

Feestdagen veranderen de agenda

Chinese feestdagen verschuiven elk jaar en sommige weekenddagen worden werkdagen. Controleer het bericht van de Staatsraad in plaats van een algemene kalender. De data van 2026 hieronder zijn voorbij, dus lees ze als het patroon dat u kunt verwachten.

Periode 2026 23	Vrije dagen	Werkdagen in het weekend
Lentefeest	15 tot en met 23 februari	14 februari, 28 februari
Dag van de Arbeid	1 tot en met 5 mei	9 mei
Nationale feestdag	1 tot en met 7 oktober	20 september, 10 oktober

Op 1 november 2026 hadden wij het bericht voor 2027 niet gevonden. Het bericht voor 2026 verscheen op 4 november 2025, dus let op het nieuwe.²³

De RVO raadt aan om de band op afstand te onderhouden met een groet op belangrijke feestdagen, zoals 新年快乐 bij Chinees Nieuwjaar.³² Laat ook die groet eenmaal nakijken.

Gratis check

Is uw website zichtbaar op Baidu?

Vul uw website in. Wij controleren Baidu, de bereikbaarheid vanuit China en hoe uw site is opgezet, en mailen u het rapport.

Uw websiteCheck mijn site

Hoe herkent u aanvragen die niet echt zijn?

Beschouw elke vraag om geld vóór een bestelling als waarschuwing. Een vertaling kan zulke aanvragen moeilijker te beoordelen maken, omdat een tool signalen kan gladstrijken die u anders zou opmerken.

Het verkopersblog van Alibaba.com noemt patronen die op exporteurs in het algemeen zijn gericht, niet specifiek op Chinese kopers:²⁴

• Eerst kosten: Een grote bestelling, gevolgd door een vraag om registratie-, verificatie- of verzekeringskosten.
• Gratis monsters: Veel monsters aanvragen en na verzending niets meer laten horen.
• Te veel betaald: Een betaling boven het factuurbedrag, een verzoek om het verschil terug te storten en daarna een terugboeking.
• Nieuwe bankgegevens: Een bijna identiek e-mailadres dat vraagt het geld naar een andere rekening over te maken.

Vraag vóór u offreert om de volledige Chinese bedrijfsnaam. Uw revisor kan die opzoeken in het National Enterprise Credit Information Publicity System, dat naamswijzigingen van bedrijven op het vasteland toont.²⁵

Wij konden dat register zelf niet openen, dus we kunnen niet zeggen wat het nog meer toont. En een echte bedrijfsnaam bewijst niet dat de persoon die u schrijft daar werkt.

Waar komen privacy en contracten om de hoek kijken?

Aanvragen bevatten persoonsgegevens, offertes kunnen verplichtingen worden en support kan zelfs licenties raken. Alle drie vragen om een professional, dus deze sectie noemt alleen de punten om voor te leggen.

Een naam, telefoonnummer en bericht die u in een online tool plakt of naar een revisor stuurt, blijven persoonsgegevens. De PIPL stelt, waar die van toepassing is, regels aan het uitbesteden of delen van gegevens.²⁶

Gebruik tools en opdrachtnemers van wie u de voorwaarden heeft gelezen, en vraag een lokale adviseur wat uw opzet nodig heeft. Begin met of de Chinese privacywet voor uw website geldt, waar ook de vergelijking met de AVG staat.

Over licenties zegt de pagina van AppInChina uit 2019 dat support in China een B24-licentie voor callcenters vraagt, en dat zijn dienst u die last uit handen neemt.⁴ Dat is een leverancier die zijn eigen aanbod beschrijft, en wij hebben het niet bij een toezichthouder nagevraagd. Vraag een lokale adviseur of het uw opzet raakt.

Vertrouw bij contracten niet op een machinaal concept. China Justice Observer schreef in 2021 dat Chinese rechtbanken Chinees gebruiken, dus om een contract daar af te dwingen zou u een Chinese versie of vertaling nodig hebben.²⁷

Het artikel beveelt een tweetalig contract aan met een clausule over welke versie voorgaat.²⁷ Laat die formulering bevestigen door een lokale jurist.

Zie voor het bredere beeld hoe u aan Chinese klanten verkoopt zonder in China te zitten.

Wat u regelt vóór de eerste aanvraag

Doe dit voordat uw Chinese pagina’s live gaan. Een contactmogelijkheid die u niet heeft getest, is een gok.

• Wijs één verantwoordelijke en één vervanger aan voor Chinese aanvragen.
• Zoek een moedertaalspreker en spreek een doorlooptijd af.
• Maak een woordenlijst met uw bedrijfsnaam, producten en eenheden.
• Laat vijf sjablonen nakijken: ontvangstbevestiging, vraag om gegevens, begeleidende tekst bij een offerte, vertraging, beleefde afwijzing.
• Voeg een tweede contactmogelijkheid toe die niet afhangt van één geblokkeerde dienst.
• Vermeld uw werktijden en reactietijd in het Chinees.
• Stuur een testaanvraag vanuit China en volg die tot aan het antwoord.

Antwoorden bepalen ook hoeveel vertrouwen een koper in u heeft. Zie hoe u het vertrouwen van Chinese kopers wint.

Gebruik voor de site zelf de checklist voor een website die klaar is voor China.

Wat u moet onthouden

U kunt Chinese aanvragen beantwoorden zonder Chinees te spreken als u opstellen en controleren scheidt. Laat een tool het concept maken en laat een moedertaalspreker alles goedkeuren wat u bindt.

Kies een kanaal dat vanuit China werkt, noem een reactietijd die u haalt en test de hele route voordat u die nodig heeft.

Hoe Index in China kan helpen

Wij vertalen uw site naar vereenvoudigd Chinees met een menselijke revisor, werken aan de indexering op Chinese zoekmachines en sturen een maandelijks rapport over Chinees verkeer. Wij kunnen niet beloven dat er aanvragen volgen.

Het beantwoorden van kopers blijft bij u of bij een partner die u kiest. Bekijk wat wij doen, of plan een gesprek van 30 minuten om uw contactopzet door te nemen.

Plan een gesprek van 30 minuten

Maandrapport BaiduGeïndexeerd Bing ChinaGeïndexeerd SogouGeïndexeerd